Semester Mei 2014

Untuk Semester 2 ni. Register 3 subject. Semuanya teori huhu. Dah la exam lepas raya.. Hopefully tercapai target aku untuk dapat semua A. :)

Assignment OUMH1303

Ini yang ketiga. Tunggang langang la bi aku kan huhu

1.0 Introduction

Assalamualaikum. First of all, please allow me to introduce myself. My name is Nurul Ain Binti Mohamed Ghazali as your training manager at Telekom Malaysia Berhad (TM) and I’m here today to talk about the various self-development programs that we are offering to all of you.  I have been informed that present today for this briefing is a new employee of the customer service unit. Before I start my speech, what do you understand about the self-development? The self-development is the process to develop the self towards a better and effective. The self-devolvement process at the individual level would recover cultural-identify and increase abilities and knowledge for self-esteem and innovation. (Rodríguez & María del, 2009). I would like to explain what are the self-development programs? The programs is designed to encourage new employees learn to increase their knowledge, improve personal skills, performance in a career and make self-confidence increases. It is also a process of educating new employees the basic skills they need in performing their duties. We will offer four programs to choose, the first program is Time Management Program which will help new employees in terms of time management such as employers will be trained to solve a job in a given period. The second program is Communication Skill Program, used to build self-confidence to speak in public such as, an employee needs to give a speech or share an opinion in the meeting room. For new employees Stress Management Program is the best program for them to attend to control stress in the workplace also managing the stress properly. The last program is concerned on Conflict Management Program that will focus on helping employees cope with the conflict between the management and co-workers.

Ladies and gentlemen. Here I would like to let you know the important and the reason you should attend those program? program that offer could help in improving participants towards self-development practices, learns to recognize the true potential, increase resilience stress to the daily working and the employees also aims to develop human capital, capable of running on soft skills in order to face challenges in the workplace. In addition, the skills, knowledge and abilities of individuals connected to the performance

and development of the learning process. Through training provided, the employees can improve their skills, knowledge and abilities in their careers. I would like to inform about the benefits of these self-development programs are to create individuals that possess talent and career skills required by an organization, the employees will be highly motivated in facing working environment thus contributing to the effectiveness and efficiency in performing tasks given. This program also will produce an employee who excels in what they are doing in the near future.

2.0 Time Management Programs

Ladies and gentlemen. Let me continue with the introduction of four programs that will be offered by us begin with Time Management Program. "How To Get Control of Your Time and Your Life" (Lakein, 1973). We often strapped for time in completing tasks given within the time. This program is specifically designed to train employees to manage their time wisely and properly. Everyone has a lot of time, but only persons who can discipline their lifestyle more productive and organized with a proper great time management. According to Lakein's (1973) description of time management, individual first determine their need and wants and then rank them in term of importance. The key words to improve personal productivity lies in how they manage their time and tackle the task that being top priorities. Time management skills are most important skills to become successful in life. It will determine the balance of life and a more productive lifestyle. This program will show you the methods of effective time management. This program will be held for 8 hours from 8.30 am to 4.30 pm. The objective of this program is to create awareness of how you use your time and appreciation of the importance by using time efficiently and correctly, setting a goal to be achieved in time management and effective measures to achieve the goal, which would be able to determine the priority of a task and teaches how to focus on your primary task daily. In addition, it can identify how to not waste your time and ways to effectively overcome them. It might learn effective measures to erase the negative habits in your time management and build positive habits to use the time properly.

Ladies and gentlemen. Content in this program consists of 5 modules of learning to apply accurate knowledge in time management. The first module of this program is an introduction to understand what the true concept of time management, here the employee will be advised whether the definition of time? What is the meaning of time? How and where time needs to be used properly. The second module is to identify the habits of effective time management that begins with setting goals, personal mission, roles, and processes to achieve the proper time management. The third module will describe time management skills of effective scheduling techniques to plan weekly planning, daily planning and recording as well as schedule. The fourth module will introduce tips on how to save time like how to overcome interruptions while working, how to arrange and structure work tasks to save time as well as the techniques to avoid wasting of time. And the last module is the introduction to time management matrix that identify daily activities according to importance and necessity, most importantly, introduction to the basic principles of time management of highly effective people and attitude to emphasize the most important in our daily lives. Training will be given to employees in the form of discussions and group exercises, videos as well as the case study. Benefits of attending this program are able to produce more productive employees to complete the work and task given on time, employees are motivated in doing the work and good in time management.

3.0 Communication Skill Programs

Ladies and gentlemen. Let's move on to the second program about communication skills, communication skills does not come with its own but takes practice and effort to empower themselves by learning and practicing the rules of effective communication and interaction that provides value to the own self. One definition of communication is “any act by which one person gives to or receives from another person information about that person's needs, desires, perceptions, knowledge, or affective states. Communication may be intentional or unintentional, may involve conventional or unconventional signals, may take linguistic or non-linguistic forms, and may occur through spoken or other modes

(Valenzuela, D. & Scherba, J., 1992). In terms of employment, communication with managers and employees is a prerequisite for creating harmony and team spirit to build a high performance work ethics and excellent in enhancing service quality and productivity. These programs will exposure the theory and practice of communicating effectively to the participants. These skills will be emphasized to the understanding of the meaning of communication and how communication can occur. Skills that required is listening, use of oral messages and non-verbal communication as well as self-regulation and also barriers in communication. This program will be held for 9 hours from 8.30 am to 5.30 pm. The objective of this program is to understand the role of communication, the importance of communication and the basics of effective communication, knowing the differences style of communicating, listening and communication skills, enhance their skills using body language to building good relationships with other employees, handle difficult communication situations positively and effectively also increase the confidence to interact at all levels.

                              

Ladies and gentlemen. In this program there are 5 main modules and the first learning module is an introduction to what is communication? And will be given a clear explanation of what the communication further. The second module is to teach and understand the difference style in communication which will explain more clearly about communication styles.  The third module is improving listening skills on how to listen in a right way. Fourth module shows you the best image through body language and non-verbal and the last module regarding difficulty to handle communications effectively and communicate with confidence.Training will be given to employees in the form of group discussions and exercises, videos and case study. Benefits of attending this program will give greater confidence to the employees to communicate more smoothly and orderly and this will make employees more confident in communicating in the future.

4.0 Stress Management Programs

Ladies and gentlemen. For the next program is related on how to face the problem and the program is Stress Management Program. According to Kane, H. (2007) Stress management encompasses techniques intended to equip a person with effective coping mechanisms for dealing with psychological stress. The program will prepare all the employees to avoid or minimize health symptoms caused by stress, in example, constipation, headache, and so on. Stress will affects everyone lifestyle and it includes interpersonal relations and bilateral relations involving either a family member or friend. As such it will ultimately minimize the productivity of the employees. This program has been specifically designed to solve a stressful work environment and an employee’s way of life. This program covers the definition of stress, contributing factors, impact on physiological and strategies to address them. This program is very useful to all employees who wish to deal with stress. This program will ensure awareness of the health symptoms of stress. This program will be held for 8 hours from 8.30 am to 4.30 pm. The objective of this program is to gain knowledge on the characteristics of stress in the workplace, identify the factors contributing to stress, for example cannot complete the task on time given due to a lack of understanding, be able to increase resistance to stress in the workplace, giving way to treat stress and strengthen self-confidence and self-esteem of participants and applies pressure towards efficiency.

Ladies and gentlemen. In this program there are five learning modules, the first learning module includes an introduction to what it is in terms of stress and health psychology, physiology, and interpersonal relationships. The second module is Style Personality Tests will be used, namely the form of self-scoring to ensure that participants understand the pressure. The third module is to learn techniques to deal with stress everyday in management by Psychology either in a way of fighting or avoiding. The fourth module covers how to treat stress with exercise activities, socialize with people surrounding. And the last module is taught Workers always positive and motivating of preparing such strong mental mind awareness, an open mind and positive thinking. The program is intended that participants will pay full attention and do the entire structured practical

training.The focus of the program is the development of each individual participant to be able to have skills that can be used (know-how) and not just the level of knowledge (know what). Benefits of this program is to upgrade the quality of life of employees and at the same time can produce workers who have high resilience and can result in higher productivity for the organization.

5.0 Conflict Management Program

Ladies and gentlemen. The last program is a Conflict Management Program because mostly in the workplace there will be a conflict between co-workers and managers. Conflict management is the process of limiting the negative aspects of conflict while increasing the positive aspects of conflict. The aim of conflict management is to enhance learning and group outcomes, including effectiveness or performance in organizational setting (Rahim, 2002). What is conflict? It is an element in human life whether at work or anywhere else. It would explode due to the person who has the will and the understanding that often conflict with the needs and understanding of others, whether by employers, colleagues, family, self or others who need to deal with it. If there is a conflict in the workplace, it will lead to an attitude not cooperate with each other, it will make the difference in the goals and not enough explanation in the objectives. It may also be a low-skill worker to hear and low in the use of language. This program will be held for 7 hours from 9.30 am to 4.30 pm. Ladies and gentlemen. The objective of this program is to enable students to understand more about own self and others help to build more open minded attitude in recognizing and understanding the differences that exist in every individual surrounding. This program can also improve skills in reducing any serious conflict in ensuring a harmonious working environment and the last will be able to improve their skills in handling any pressure and is able to manage the situation very well.

Ladies and gentlemen. Learning modules for this program is on identifying the causes of conflict in an organization, the second module is to learn conflict management

procedures of how to manage a conflict. The third module is to learn how to communicate in a harmonious and effective negotiation to avoid conflict. The next module is to identify common conflicts occur in an organization. And the last module is to build a perspective of looking through a broader view and more positive. Training will be given to employees in the form of group discussions and exercises, videos and case study. Benefit of attending this program can create a work environment in harmony with the understanding opinion and enhance collaboration between groups within an organization.

6.0  Conclusion

Ladies and gentlemen. So here I want to urge to all the employees sincerely seeking to join the programs we offer, because this will lead to the development of greater self-confidence in yourself and your ability to overcome every obstacle in life to achieve success in the future, in fact a lot of the success factors influenced by confidence. This means that you are more confident in the ability of yourself and your future, and then you the success will come to you. Actually the programs offer is shaping up towards success in the long term and short term of working environment in the organization. To equip ourselves with knowledge and experience as dedicated and enthusiastic employees are not limited to the workplace but also outside the office. Skills are like weapons in times of war and also when it comes to office hour, the skills needed to be a very dedicated employees, discipline and successful in the future. So that’s all for my speech about the programs we offer to all here. Good Luck all of you at Telekom Malaysia Berhad. Thank You.

(2449 Words)

ATTACHMENT

REFERENCES

Bevins, F., & Smet, A. (2013). Making time management the organization's priority.          Mckinsey Quarterly, (1), 26-41. In Ebsco (OUM Digital Collection).

Kane, H. (2007). Stress management [electronic resource] / Henry Parker. Chandni            Chowk, Delhi : Global Media, 2007. In Ebsco (OUM Digital Collection).

Lakein, A. (1973). How to get control of your time and your life. New York: New            American Library.

Mohamad, Z. (2009). Mengurus Konflik Gaya Streetsmart.1-270.

Rahim, M. A. (2002). Toward a theory of managing organizational conflict. The     International    Journal of Conflict Management, 13, 206-235.

Roche, W., & Teague, P. (2012). Do conflict management systems matter?. Human            Resource Management, 51(2), 231-258. doi:10.1002/hrm.21471. In Ebsco (OUM     Digital Collection).

Rodríguez, S. d., & María del, C. V.-T. (2009). Strategies for social and cultural    inclusion on development and natural resource management. International NGO    Journal , 4, 027-033.

Valenzuela, D. & Scherba, J. (1992). American Speech-Language-Hearing Association      (ASHA): Guidelines for Meeting the Communication Needs of Persons With Severe Disabilities.

Assignment BBPP1103

Ini tugasan kedua. Sebagai rujukan new student. takde la the best tapi dapat markah hampir full mark jugak.

1.0  PENGENALAN

Setiap saat manusia akan berfikir untuk menjalani kehidupan seharian tidak kira pada sesiapa sahaja, pemikiran merupakan suatu proses untuk menyelesaikan masalah, menjana idea dan sebagainya. Dan tanpa berfikir manusia tidak dapat membuat sebarang keputusan. Menurut Lopez (1997) telah mentakrifkan sebagai keputusan adalah penghakiman, resolusi akhir kepada konflik keperluan, cara atau matlamat dan komitmen untuk tindakan yang dibuat dalam menghadapi pelbagai kekeliruan, kerumitan dan tidak rasional. Di samping itu semasa membuat keputusan, persekitaran seperti kepastian, ketidakpastian dan berisiko juga akan mempengaruhi keputusan tersebut. Keputusan juga boleh di buat secara individu ataupun secara berkumpulan melalui kaedah Teknik Percambahan Fikiran, Teknik Delphi dan Teknik Kumpulan Nominal. Selalunya individu akan membuat keputusan dalam keadaan rasional untuk mendapatkan keputusan yang terbaik.

1.1  Pembuatan keputusan

Menurut Hussain, A. A (1991) telah menyatakan bahawa keputusan yang dianggap bagus jika ia berkesan apabila dilaksanakan. Dalam pembuatan keputusan, kita perlu tahu konsep rasional amat penting kerana disinilah alternatif-alternatif yang terbaik akan dijana. Menurut William (2000) telah menyatakan enam langkah atau proses harus dilalui semasa usaha untuk membuat keputusan. Iaitu dimulakan dengan mentakrifkan masalah-masalah, mengenal pasti kriteria keputusan, memperuntukkan pemberat untuk setiap kriteria, menjana alternatif-alternatif, menilai alternatif-alternatif dan akhir sekali adalah memilih keputusan yang optimun.

1.2  Persekitaran Pembuatan Keputusan

Menurut Higgins, G., & Freedman, J. (2013) telah menyatakan membuat keputusan, seperti semua yang lain manusia lakukan, boleh diperbaiki dengan mengikuti proses berulang. Proses ini boleh menjadi mudah atau rumit sebagai pembuat keputusan untuk memilih. Secara umumnya terdapat tiga keadaan maklumat dalam tindakan untuk membuat keputusan iaitu makumat yang lengkap, tiada maklumat dan maklumat yang tidak lengkap. Ini telah mewujudkan tiga persekitaran dalam membuat keputusan iaitu (a.) pembuatan keputusan dalam kepastian adalah yang terbaik kerana dalam persekitaran kepastian ini terdapat maklumat yang lengkap dan selalunya pembuat keputusan dapat meramal keputusan di masa hadapan, (b.) pembuatan keputusan dalam ketidakpastian ia dikatakan berisiko, ia berisiko kerana tiada maklumat untuk membantu dalam proses pembuatan keputusan. Oleh yang demikian, pembuat keputusan tidak dapat meramal peristiwa yang mungkin akan berlaku dalam pada masa hadapan. dan terakhirnya adalah (c.) pembuatan keputusan dalam keadaan berisiko adalah apabila dalam membuat keputusan mempunyai maklumat yang tidak lengkap. Oleh yang demikian mereka tidak meramal dengan pasti apakah peristiwa yang mungkin akan berlaku di masa akan datang.

1.3  Pengenalan kepada pembuatan keputusan secara berkumpulan

Biasanya membuat keputusan secara berkumpulan boleh memperbaiki sesebuah keputusan itu menjadi lebih baik. Dengan membuat keputusan secara berkumpulan akan memperluaskan pengumpulan data atau maklumat yang dicari untuk menentukan sesuatu alternatif. Dari segi menjana alternatif akan memberi pelbagai informasi dari segi pengalaman, kepakaran dan sebagainya. Tedapat 3 jenis pembuatan keputusan secara berkumpulan iaitu terdiri daripada teknik delphi, teknik kumpulan nominal dan percambahan fikiran (Brainstorming). Ketiga-tiga ini selalu diguna pakai dalam situasi organisasi yang besar atau kecil dalam membuat sesuatu keputusan.

1.3.1        Percambahan Fikiran

Proses percambahan fikiran ini juga boleh dilaksanakan untuk membuat senarai masalah-masalah yang dihadapi bagi sesebuah organisai. Dalam keadah proses percambahan fikiran terdapat prinsip yang utama iaitu semua ahli yang terlibat dalam kumpulan untuk memberi idea akan mengemukakan pendapat atau penilaian kepada idea yang telah di buat. Dan yang paling penting adalah setiap ahli dalam kumpulan itu tidak di benarkan untuk mengkritik idea daripada ahli-ahli yang lain. Tujuan ini adalah untuk mendapatkan sebanyak yang mungkin idea dalam sesi percambahan fikiran ini iaitu semakin banyak kuantiti idea yang di kemukakan maka semakin banyak pemilihan untuk idea kepada kumpulan itu. Selalunya setiap ahli akan diberi kebebasan untuk berfikir dan terakhir sekali semua idea-idea yang dihasilkan boleh di kumpulkan, dinilai, dibaiki bagi menghasilkan alternatif yang terbaik dalam penyelesaian akhir.

1.3.2        Teknik Delphi

Dalam Teknik Delphi merupakan salah satu kaedah untuk peramalan dan perkiraan. Dalam kaedah teknik Delphi ini, pengurus akan mengirimkan permasalahan dalam bentuk pos atau e-mail kepada setiap individu yang terdiri daripada pakar pada bidang-bidang berkaitan iaitu ahli panel dalam bentuk soal selidik dan kemudiannya mereka akan mengirimkan semula penyelesaian mereka. Pengurus akan mengumpulkan maklum balas tersebut dalam sebuah laporan dan menghantar semula kepada ahli panel tadi dengan soal selidik kedua. Ahli panel akan membaca semula laporan dan melengkapkan semula soal selidik kedua. Proses ini akan berulangan sehinggalah kata sepakat dipersetujui. Selalunya teknik mengambil masa yang lama kerana tidak bersemuka.

1.3.3        Teknik Kumpulan Nominal

Teknik Kumpulan Nominal pula berbeza dengan teknik kumpulan Delphi kerana kaedah pembuatan keputusan untuk teknik kumpulan nominal secara berstruktur dalam proses perbincangan kumpulan kecil ataupun bersemuka. Kaedah in juga menghalang dari seseorang dari mendominasikan perbincangan oleh itu mengalakkan penglibatan semua individu yang pasif, Ia akan menghasilkan satu keputusan cadangan atau penyelesaian yang utama. Untuk teknik ini, pengurus biasanya akan mengumpulkan sebuah kumpulan dan akan menerangkan masalah. Setiap anggota akan bersendirian dan mencatatkan idea masing-masing di atas kertas. Dan kemudiannnya, apabila anggota telah selesai menjana idea, setiap anggota dari kumpulan akan menerangkan satu idea kepada semua kumpulan dan idea-idea ini akan ditulis di papam hitam atau putih untuk di perlihatkan dan dirujuk kepada semua ahli kumpulan. Seterusnya perbincangan akan di buat bagi menilai kebaikan dan kelemahan setiap idea. Walaubagaimanapun dalam perbincangan di benarkan untuk mendapat penjelasan, kritikan tidak di benarkan. Setelah perbincangan selesai, ahli-ahli akan membuat undian secara rahsia di atas sehelai kertas. Dan idea yang menerima paling banyak undian akan dipilih sebagai alternatif bagi sesebuah keputusan tersebut.

2.0  Kaedah pembuatan keputusan secara berkumpulan yang dipilih.

Kaedah pembuatan keputusan secara berkumpulan dipilih untuk laporan ini adalah percambahan fikiran. Menurut Brainstorming (2005) menyatakan definisi dalam percambahan fikiran adalah teknik penyelesaian masalah yang melibatkan sumbangan spontan idea dari semua ahli kumpulan. Secara asasnya teknik kumpulan ini adalah ia melibatkan satu kumpulan kecil yang terdiri daripada beberapa individu. Matlamat utama dalam pembuatan keputusan secara percambahan fikiran ini adalah untuk mendapatkan idea sangat bernilai secara bebas dan tanpa batasan yang dianggap logikal dalam suasana yang harmoni dan tenang.  Refleksinya adalah walaubagaimanapun matlamat yang paling utama adalah dapat menghasilkan sebanyak yang mungkin untuk idea-idea yang tidak mengambil waktu yang lama, tetapi idea-idea yang pelbagai ini perlu diperbaiki, kembangkan lagi dan digabungkan kesemua idea-idea akan menjadi lebih berkesan untuk dilaksanakan bagi penyelesaian masalah. Dalam konsep percambahan fikiran, terdapat beberapa perkara asas yang perlu diterapakan untuk menentukan kejayaan konsep percambahan fikiran ini, pertamanya adalah konsep permbuatan keputusan secara percambahan fikiran ini adalah haruslah memberi keutamaan kepada kuantiti dan bukannya kepada kualiti iaitu semakin ramai ahli adalah semakin baik keputusannya. Keduanya setiap ahli akan dibenarkan untuk melahirkan sebarang idea tanpa sebarang halangan iaitu dengan membenarkan semua ahli untuk menyebut apa sahaja yang terlintas. Ketiganya adalah dapat membina dan mengembangkan lagi idea-idea yang telah dilahirkan yang diperolehi. Dan yang terakhirnya adalah yang amat penting sekali iaitu tidak dibenarkan sama sekali untuk mengkritik idea ahli-ahli lain dan penilaian awal.

2.1  Langkah –langkah dalam percambahan fikiran

Dalam konsep percambahan fikiran ini, terdapat langkah-langkah yang teratur untuk mewujudkan percambahan fikiran ini. Walaupun sebenarnya percambahan fikiran ini boleh di lakukan dengan seorang diri tetapi dengan berkumpulan akan menghasilkan idea-idea yang menarik dan melahirkan alternatif kepada penyelesain yang terbaik sekali kepada sesuatu masalah tersebut:

1.)    Langkah pertama sekali dalam percambahan fikiran ini adalah dengan mewujudkan satu kumpulan kecil yang terdiri daripada pelbagai umur dan tahap perkerjaan masing seperti dari pengurus, penolong pengurus, pekerja bawahan atau sebagainya. Selalunya dalam satu kumpulan mungkin terdiri daripada 7 atau 8 orang ahli.

2.)    Keduanya adalah dengan mengenalpasti masalah yang di hadapi. Contohnya pengurus akan mengenalpasti masalah dan akan menulis masalah tersebut kepada yang jelas, ringkas dan mudah di fahami kepada semua peringkat tahap pekerjaan.

3.)    Ketiganya dengan mendapatkan  soalan – soalan untuk mencetuskan idea dari setiap ahli kumpulan bagi mencetuskan atau mendorong ahli kumpulan. Dalam bahagian ini terdapat peraturannya iaitu tidak dibenarkan untuk menilai sesebuah kualiti soalan tersebut serta tidak dibenarkan untuk mengkritik kepada siapa yang mengeluarkan soalan tersebut dan perlu jelaskan sebagai contoh semua idea-idea atau alternatif adalah betul pada peringkat permulaan proses percambahan fikiran ini. Dengan banyak soalan yang dihasilkan maka lebih banyak idea yang akan di hasilkan.

4.)    Keempatnya dengan menetapkan masa  kerana proses untuk mendapatkan soalan akan mengambil masa yang panjang. Oleh yang demikian dengan menetapkan masa sebagai contoh 30 – 40 minit dan di selang dengan waktu rehat yang singkat antara 10-15 minit selepas melontarkan semua soalan.

5.)    Langkah kelima dengan mendapatkan idea-idea untuk masalah yang dibincangkan dengan menanyakan setiap individu. Setiap idea yang di keluarkan haruslah diterima tanpa dikritik dan dinilai iaitu dengan tidak akan wujud samada betul atau salah untuk idea tersebut. Persoalkan setiap individu dengan hanya satu idea sahaja dalam setiap pusingan sebagai contoh didalam pusingan pertanyaan idea, jika individu tidak dapat memberikan sebarang idea perlulah beralih kepada individu lain. Tidak perlu tunggu mereka yang masih tidak mempunyai idea dan tinggalkan mereka dengan untuk membolehkan mereka berfikir tentang idea yang akan di hasilkan. Selepas itu kembali semula kepada mereka yang kemudiannya. Dalam hal ini idea akan ditulis tanpa menilai kualiti kerana kemungkinan idea yang bagus di hasilkan selepas mengeluarkan idea yang tidak berkualiti. Selalunya sebagai manusia biasa akan berhenti mengeluarkan idea sekiranya mereka telah dikritik contohnya seperti dimalukan atau tidak di hargai.

6.)    Seperti langkah keempat, perlu tetapkan masa untuk mencari idea. Penetapan masa ini bergantung kepada sejauh mana tahap kepentingan masalah ini. Jika tahap masalah tersebut memerlukan masa yang agak panjang, perlu diberi perhatian lebih supaya tidak mengambil risiko.

7.)    Dan seterusnya adalah pemilihan kepada idea-idea yang telah dijanakan. Dengan mengasingkan idea-idea kepada kumpulan sebagai contohnya kepada 3 kumpulan mengikut keutamaan iaitu pertama idea yang bernas, idea yang boleh kira di terima tetapi kurang bernas, serta idea-idea yang tidak menepati kriteria. Contoh soalan yang digunakan adalah seperti “ Adakah ia efektif ?”, “Adakah ia akan disiapkan pada 1 Jan 2014?”

8.)    Dan yang terakhir adalah penilaian. Contohnya dengan memberi permakahan kepada idea yang yang lebih bernas sperti 0 -5 markah seperti markah 5 kepada idea yang terbaik dan bernas. Dan nilai semula dengan melihat markah yang tinggi bermakna itu penyelesaiannya. Tetapi perlu diingat kerana idea-idea yang bernas kekadang tidak menjanji penyelesaian yang terbaik kepada sesuatu masalah tersebut. Oleh yang demikian perlu fleksibel dalam membuat sesuatu keputusan dalam pemilihan alternatif kepada penyelesaian.

3.0  Aplikasi kaedah pembuatan keputusan secara berkumpulan yang dipilih dalam situasi sebenar.

3.1  Latar belakang masalah

Dalam menyelesaikan masalah ini, pembuatan keputusan berkumpulan secara percambahan fikiran telah dipilih di tempat berkerja iaitu di Telekom Malaysia Berhad di unit Complaint General Management (CGM) yang dipertanggungjawabkan untuk menjawab e-mail pelanggan dan menyelesaikan masalah pelanggan TM berkaitan dengan masalah bil Streamyx pelanggan. Untuk unit ini terdiri daripada seorang pengurus dan di bantu oleh dua orang pembantu pengurus dan sepuluh orang pekerja bawahan untuk menyelesaikan masalah pelanggan. Huraian tugasan untuk unit ini adalah seperti berikut:

1.)                Setiap hari unit ini akan menerima anggaran 200 – 300 e-mail dari pihak pelanggan.

2.)                Petunjuk prestasi utama (KPI) adalah 25 kes sehari untuk setiap pekerja bawahan.

3.)                Setiap e-mail daripada pelanggan perlu di selesaikan sebelum 15 hari mengikut tarikh yang ditetapkan iaitu mengikut arahan dari pihak Malaysian Communications And Multimedia Commission (MCMC).

3.2  Kenalpasti Masalah

Permasalahan telah dikenalpasti iaitu unit ini telah menerima lonjakan e-mail dari 200 – 300 sehari kepada  1500. Apabila dikenalpasti semula akibat dari kegagalan sistem menyebabkan e-mail pelanggan banyak pada tarikh 15 Oktober 2013. Ini menyebabkan unit ini perlu menyelesaikan permasalahan ini pada jangka masa yang di tetapkan.

3.3  Pembuatan Keputusan secara berkumpulan

1.)    Untuk menyelesaikan masalah unit ini, pihak pengurus telah mengumumkan kepada pembantu  pengurus untuk membuat mensyuarat kepada semua pekerja bawahan untuk menyelesaikan masalah di unit tersebut. Oleh yang demikian mesyuarat telah diadakan dengan terdiri daripada seorang pengurus, dua pembantu pengurus dan sepuluh orang pekerja bawahan.

2.)    Di dalam mensyuarat tersebut pihak pengurus telah menerangkan masalah sebenar unit tersebut iaitu ” Bagaimana ingin menyelesaikan 1500 e-mail pelanggan sebelum 30 Oktober 2013 ?

3.)    Jadi setiap ahli dalam mesyuarat di kehendaki untuk memberi  idea – idea atau alternatif untuk menyelesaikan masalah yang di hadapi tanpa perlu berbincang antara satu sama lain dan seorang ahli akan menulis semua idea tersebut. Masa di peruntukkan untuk menulis idea ini selama 15-30 minit. Setelah selesai menulis semua idea, pengurus meminta untuk seorang ahli membaca idea-idea tersebut dan semua ahli di beritahu untuk tidak mengkritik idea ahli lain bagi mengelakkan ahli untuk tidak untuk melontarkan idea.

Antara idea-idea yang dicadangkan ialah:

a.)    Memperuntukkan kerja lebih masa.

b.)    Mencadangkan agar ada e-mail tambahan selepas waktu kerja.

c.)    Mencari permasalahan sebenar dan bagaimana untuk mengelakkan hal ini terjadi lagi untuk jangka masa panjang

d.)   Mengenalpasti e-mail sebenarnya dari pelanggan atau spam dan jika ada e-mail bertindih perlu batalkan e-mail tersebut, jadi salah seorang harus memantau e-mail dari pihak pelanggan.

e.)    Mengalakkan semua orang terlibat termasuk pengurus dan pembantu pengurus.

f.)     Mewajibkan semua orang utuk membuat kerja lebih masa selepas waktu bekerja.

g.)    Mengalakkan pembantu pengurus selalu bersama pekerja bawahan untuk bagi sokong sebagai contoh untuk bertanyakan masalah pelanggan secara terus.

h.)    Bagaimana jika salah seorang pekerja bawahan tidak dapat hadir.

4.)    Pengurus membenarkan untuk berehat sebentar selama 10 minit.

5.) Setelah itu pengurus akan berbincang dengan pembantu pengurus tentang idea – idea yang dicadangkan mengikut kriteria yang paling utama dan tepat. Kriteria untuk isu ini adalah seharusnya berkesan dan mencapai matlamat iaitu e-mail pelanggan bertarikh 15 Oktober 2013 perlu di selesaikan sebelum 30 Oktober 2013. Oleh itu, selepas perbincangan antara semua idea yang di kemukakan idea yang paling berkesan dengan menggabungkan semua idea yang telah di beri oleh semua ahli mesyuarat tadi iaitu:

a.) Mewajibkan semua pekerja bawahan untuk membuat kerja lebih masa iaitu setiap hari pekerja akan di beri 25 e-mail untuk di selesaikan jadi tambahan kes adalah sebanyak 10 kes untuk 10 orang pekerja bawahan iaitu sehari sebanyak 100 e-mail tambahan perlu diselesaikan.

b.) E-mail pelanggan akan diselesaikan mengikut tarikh yang lama iaitu perlu selesaikan e-mail yang awal baru di susuli dengan e-mail pelanggan baru.

c.) Jika ada masalah untuk kedatangan pekerja bawahan jika ada masalah, contohnya jika salah seorang dari pekerja bawahan tidak dapat hadir maka 10 e-mail pelanggan untuk seorang pekerja bawahan itu akan dibahagikan kepada 9 pekerja yang hadir ke pejabat dan seterusnya jika 2 atau 3 pekerja tidak hadir.

4.0  Kelebihan-kelebihan kaedah pembuatan keputusan secara berkumpulan: Percambahan Fikiran

a.)    Kelebihan yang paling utama adalah dapat menjana lebih banyak idea dan alternatif berbanding dengan membuat keputusan secara individu. Sebagai Contoh jika individu membuat keputusan secara perseorangan ini mungkin akan menghasilkan idea atau alternatif yang kurang kerana hanya tertumpu kepada individu sahaja, sebagai contoh kajian di atas telah membuat keputusan secara berkumpulan antara pengurus dan pekerja bawahan serta pembantu pengurus ini mungkin akan memberi lebih banyak idea yang dilontarkan dari ahli-ahli mesyuarat berbanding secara individual.

b.)    Jika membuat keputusan secara berkumpulan ini akan meningkat kepada peluang menjanakan idea yang lebih kreatif dari pelbagai sudut yang mungkin akan berlainan. Sebagai contoh kajian masalah di atas dengan membuat keputusan secara berkumpulan antara pengurus dan pekerja bawahan serta pembantu pengurus akan memberi idea yang kreatif dari sudut pandangan sebagai seorang pengurus, pembantu pengurus serta pengurus ini kerana idea mungkin mengikut pengalaman mereka dalam tugasan mereka.

c.)    Kelebihannya lagi akan membuatkan ahli lebih bermotivasi dan komited untuk menjayakan sesebuah keputusan tersebut. Sebagai contoh kajian masalah di atas dengan membuat keputusan beramai-ramai akan lebih membuatkan ahli tersebut rasa bermotivasi kerana sokongan dari ahli-ahli yang lain serta akan melahirkan rasa komited untuk menyelesaikan sesuatu permasalahan kerana mereka sendiri yang memberi idea kepada permasalah tersebut.

d.)   Dapat meningkatkan kualiti kepada idea yang bakal dihasilkan kerana segala segi ketidakpastian akan di bincangkan. Sebagai contoh kajian masalah di atas sesuatu ketidakpastian dalam idea akan di bincangkan bersama semua ahli untuk menghasilkan kualiti kepada sesebuah keputusan tersebut.

5.0  Kelemahan-kelemahan kaedah pembuatan keputusan secara berkumpulan: Percambahan Fikiran

a.)    Kelemahan yang paling utama dalam pembuatan keputusan ini adalah akan mengambil masa yang panjang untuk mencapai sesuatu idea atau keputusan berbanding individu. Sebagai contoh kajian masalah di atas mengambil masa yang sesuai untuk membuat keputusan secara berkumpulan iaitu pengurus perlu mencari masa bila waktu yang sesuai untuk berjumpa kesemua pekerja bahawan beliau.

b.)    Seterusnya adalah kemungkinan ada segelintir ahli kumpulan yang akan menguasai suatu perbincangan yang mungkin akan menjejaskan penglibatan ahli-ahli untuk menghasilkan idea. Sebagai contoh kajian masalah di atas iaitu yang selalu menguasai sesi pebincangan tersebut terdiri daripada ahli-ahli senior yang berpengalaman dan akan menyebabkan ahli-ahli yang baru akan malu untuk melontarkan idea-idea.

c.)    Konflik adalah perkara terbesar didalam kelemahan untuk pembuatan keputusan ini, ahli-ahli dlam kumpulan terpaksa menerima atau bertolak ansur bagi mengelakkan konflik yang akan menyebabkan keputusan tidak dicapai secara optimun. Sebagai contoh kajian masalah di atas ada di antara ahli-ahli mempunyai konflik di tempat bekerja dan apabila idea-idea yang diberi tidak terima, ahli tersebut akan menimbulkan ketidakpuashati terdapat isu tersebut. Maka bagi mengelakkan konflik berlanjutan, ahli-ahli lain terpaksa menerima idea-idea tersebut dan ini menyebabkan kualiti terhadap idea tersebut berkurangan.

d.)   Kelemahan seterusnya adalah akan melibatkan kos yang agak tinggi sekirannya mesyuarat itu terdiri daripada ramai ahli kumpulan. Sebagai contoh kajian masalah di atas dengan penglibatan ahli-ahli yang ramai di dalam mesyuarat maka akan menyebabkan kos yang tinggi seperti kos untuk makanan dan minuman, bahan bercetak dan sebagainya.

6.0  Kesimpulan.

            Membuat sesuatu keputusan bukan mudah bagi seseorang individu tetapi dengan membuat keputusan secara berkumpulan akan memudahkan penyelesaian dibuat. Maka dalam kaedah pembuatan keputusan secara berkumpulan iaitu percambahan fikiran ialah kaedah yang paling popular digunakan dalam perniagaan, pendidikan dan sebagainya. Percambahan fikiran dapat menjana lebih banyak idea dan alternatif kepada sesuatu penyelesaian yang memerlukan penjanaan dari beberapa orang. Kaedah pembuatan keputusan ini di pilih kerana amat sesuai untuk penyelesaian masalah di pejabat di bahagian unit yang sederhana seperti bahagian unit Complaint General Management (CGM). Kaedah ini boleh di aplikasi terus jika penyelesaian berlaku seperti bermesyuarat dan penjanaan alternatif dapat di hasilkan terus melalui kaedah ini. Walalupun terdapat kekurangan di dalam kaedah ini tetapi kelebihan ternyata membuktikan keadah ini amat sesuai dalam menyelesaikan sesuatu permasalahan dengan jayanya.

( 2986 Patah Perkataan)

Assignment OUMH1103 2014

Ok sem satu dah lepas dengan sekali nafas tercungap2. Mencabar sebab aku dah bergelar isteri ibu pekerja TM dan pelajar. So aku ada 4 tugas dalam hidup aku. di mana semua nye nyawa aku.

1.0  PENGENALAN

Dalam kehidupan seseorang manusia, kita sebagai manusia telah belajar dari dalam kandungan ibu lagi seperti kemahiran mendengar iaitu bayi boleh mengenali suara ibunya dalam kandungannya lagi. Dan setelah bayi itu lahir ia akan belajar mengenal raut wajah ibu bapanya pula dan bau ibunya. Ini terbukti kita sebagai manusia telah terbiasa dengan kehidupan yang penuh dengan pembelajaran dari dalam kandungan ibu sehinggalah lahir ke dunia dan seterusnya meningkat dewasa. Dan selalunya ibu bapa telah menghantar anak-anak mereka ke sekolah pada awal umur 2 tahun untuk mempelajari sesuatu yang baru disekolah dan seterusnya ke Tadika, Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan tahap tertinggi di Universiti. Untuk mencapai kejayaan dalam pendidikan banyak faktor yang mempengaruhi pelajar untuk cermelang dalam pendidikannya sebagai contohnya dari segi pemakanannya, persekitarannya dan yang paling penting adalah kemahiran belajarnya. Menurut Affan, O. (2007) menyatakan bahawa kemahiran belajar ini perlu  diumpamakan sejenis kenderaan dan semakin cekap kita menguasai kemahiran belajar ini, maka bertambah pantaslah kenderaan itu bagai menuju ke menara gading. Oleh yang demikian kemahiran belajar amat penting kepada semua pelajar untuk menghadapi cabaran semasa belajar dan kemahiran ini amat perlu di kuasai dengan betul khususnya kepada golongan pelajar yang tidak dapat dapat belajar secara formal iaitu pelajar pendidkan jarak jauh (PJJ) yang menyertai program pembelajaran pendidikan jarah jauh.

Sejauh manakah anda faham dengan kaedah pembelajaran pendidikan jarah jauh? Menurut Hassan, F. et. al. (2006) istilah kepada pendidikan jarak jauh (PJJ) sebenarnya adalah dalam bentuk pelbagai. Walaupun tiada definisi yang amat tepat, namun kesemua definisi mestilah mempunyai elemen-elemen asas seperti berikut iaitu (a.) pengasingan oleh jarak melalui fizikal antara pelajar dengan pengajar, seterusnya kesemua sistem komunikasi antara dua hala sama ada sinkroni atau asinkroni amat diperlukan untuk menghubungkan dan memudahkan proses pembelajaran dan pengajaran. (b.) Dan penggunaan kepelbagaian bahan media berteknologi sama ada bahan media cetak seperti buku, media audio seperti melalui radio, media video dan media komputer digunakan untuk menyampaikan bahan pembelajaran. (c.) Kemudahan seperti masa, tempat dan cara belajar oleh pelajar PJJ yang pelbagai dari segala aspek mengikut kemampuan pelajar. Manakala golongan-golongan mengikuti program PJJ ini kebanyakkannya terdiri daripada golongan yang telah berkerjaya untuk mengejar impian mereka dimana sebelum ini terdapat kekangan lain untuk meneruskan pembelajaran ke tahap lebih tinggi. Dan tugasan belajar sambil berkerja bukanlah mudah kerana terdapat kekangan-kekangannya seperti kesuntukan masa, tiada buku rujukan, masalah kewangan dan sebagainya. Untuk berjaya di dalam pendidikan, kita seharusnya dilengkapi dengan kemahiran belajar, jika tiada kemahiran belajar ini, agak sukar untuk mengharungi persekitaran jarah jauh.  Di dalam senarai kemahiran belajar yang paling penting pertama sekali adalah kemahiran menguruskan masa belajar dan menguruskan tugasan hakiki sebagai seorang pekerja dan tanggungjawab kepada keluarga, keduanya adalah kemahiran kerja berpasukan iaitu sejauh manakah pelajar PJJ boleh menggunakan kemahiran ini untuk perbincangan di dalam kelas dan belajar secara berkumpulan. Dan yang ketiganya adalah kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) selari dengan teknologi sekarang, pelajar  PJJ perlu menguasai kemahiran ini untuk belajar secara kendiri melalui kaedah ICT. Dan yang terakhir adalah kemahiran membuat rujukan untuk memperluaskan pengetahuan dalam sesuatu mata pelajaran tersebut.

2.0  Kemahiran pengurusan masA

Pengurusan masa yang betul adalah kunci kejayaan dalam kolej. Anda perlu menguruskan masa dengan berkesan jika anda ingin berjaya. (Nadinloyi, K. B. et. al., 2013). Begitu jugalah kepada pelajar yang belajar dalam persekitaran jarah jauh yang perlu menguruskan masa dengan betul kerana kebanyakkan pelajar PJJ telah mempunyai kerjaya dan memiliki keluarga untuk melaksanakan tanggungjawab kepada keluarga. Jadi disinilah kemahiran dalam pengurusan masa perlu dilaksanakan dengan kaedah yang tepat dan berkesan. Dibawah ini bagaimana cara kemahairan pengurusan masa dapat membantu pelajar PJJ dalam pembelajaran dalam pendidikan jarak jauh:

2.1  Tetapkan Matlamat Utama

Dalam pengurusan masa yang paling utama adalah matlamat, jika tiada matlamat yang ingin dicapai maka kita tiada hala tujuan untuk dicapai. Sebagai pelajar PJJ, kita semestinya mempunyai matlamat yang perlu di tetapkan sebagai contoh ingin menamatkan pendidikan selama 4 tahun dengan cemerlang. Jadi jika matlamat telah di tetapkan maka perlulah dengan di susuli dengan tindakan pula seperti membuat jadual masa.

2.2  Jadual Masa

Dalam kehidupan seharian kita, dipenuhi dengan tugasan-tugasan tetap sebagai seorang pekerja kepada sesebuah organisasi dan kemungkinan ada yang telah mempunyai keluarga. Oleh itu sebagai pelajar PJJ mempunyi masa yang terhad kerana masa perlu dibahagikan kepada tugasan kerja, tanggungjawab kepada keluarga dan belajar secaran pendidikan jarah jauh. Jadi penyelesaian untuk membahagikan masa dengan betul perlulah membuat jadual masa untuk harian, mingguan dan bulanan. Dalam menyediakan jadual masa sendiri, perlulah mencari keutamaan dalam kehidupan seharian.

2.3  Menilai Keutamaan

Sebelum membuat jadual masa, perlu mencari keutamaan dalam yang paling utama, bermaksud cari perkara yang paling utama untuk dilakukan dulu sebagai contoh: jika berkerja dari pukul 8pagi sehingga 5petang, perlulah selesai tugas sebagai seorang pekerja dan jika ada keluarga perlu luangkan masa untuk bersama keluarga dan sebagai seorang pelajar PJJ perlu tentukan apa yang paling utama pula dalam belajar seperti perlu siapkan tugasan belajar dahulu dan kemudian perlu mengulangkaji pelajaran pula. Di sini perlu mencari apa yang paling penting utama untuk dilakukan. Dalam mencari keutaman ini, perlulah berdisplin selepas jadual masa dan keutamaan telah ada.

2.4  Displin Diri

Setelah membuat jadual masa untuk membahagikan semua masa kepada perkara yang paling penting untuk mancapai matlamat yang telah ditetapkan, di sinilah bermulanya cabaran untuk mengikuti jadual masa tersebut iaitu perlu berdisplin mengikuti jadual masa agar masa tidak terbuang begitu sahaja. Sebagai seorang pelajar PJJ yang mengikuti pembelajaran jauh perlu menguruskan masa dengan betul agar dapat membantu dalam kehidupan seharian sebagai pelajar PJJ.

Menurut Nadinloyi, K. B. Et al. (2013) telah mengesahkan bahawa kajian menunjukkan bahawa kemahiran masa boleh dilatih. Memandangkan hubungan antara masa pengurusan dan pencapaian akademik menyebabkan peningkatan dalam pencapaian akademik, terutamanya di kalangan pelajar yang pengurus masa yang lemah. Oleh yang demikian kemahiran dalam pengurusan masa amat penting dalam menentukan kejayaan seseorang itu. Tetapi secara individu belajar amat sukar juga dalam persekitaran belajar jarah jauh kerana memerlukan sokongan dari individu - individu lain untuk berjaya seperti berlajar dalam kumpulan lebih bermanfaat untuk diri sendiri dan orang lain.

3.0  Kemahiran KERJA BERPASUKAN

Ahli pasukan mestilah cukup fleksibel untuk menyesuaikan diri dengan persekitaran kerja kerjasama di mana matlamat dicapai melalui kerjasama dan saling bergantung sosial daripada individu, matlamat kompetitif. (Luca & Tarricone, 2002)  Secara am jika kita belajar secara sendirian kita lebih tertumpu kepada pendapat dan pemikiran kita sahaja. Tetapi jika berlajar secara berkumpulan maka idea dan pemikiran boleh dikongsi dan kembangkan lagi. Jadi di sini kemahiran kerja berpasukan itu mesti ada dalam persekitaran pendidikan jarak jauh, ini dapat membantu pelajar PJJ dalam perbincangan kelas ataupun belajar secara berkumpulan.

3.1  Kerjasama dalam Perbincangan dan tugasan

Dalam kemahiran kerja berpasukan ini perlu ada sifat kerjasama dalam diri pelajar PJJ. Ini penting dalam penglibatan pelajar PJJ di dalam kelas khusuh jika ada perbincangan atau perlu menyelesaikan tugasan belajar, pelajar PJJ perlu memberi kerjasama dan kemahiran kerja berpasukan ini amat penting bagi tugasan yang memerlukan penglibatan antara kumpulan. Jika tiada maka sukarlah seorang pelajar PJJ untuk belajar dan mendapat markah yang sepatutnya kerana kelas untuk pendidikan jarah jauh hanya paling minimun iaitu mungkin 4 – 6 kelas sahaja. Jadi jika perlu ada penglibatan dalam kelas perlu memberi kerjasama agar tidak ketinggalan. Dan agar tidak ketinggalan perlu belajar secara berkumpulan juga.

3.2  Belajar secara berkumpulan

Menurut Nor, K. M. (2002), belajar berkumpulan secara amnya lebih berdaya maju dari berseorangan dalam semua pekerjaan dan aktiviti. Ini akan untuk meningkatkan kecenderungan  kepada kadar kelajuan bekerja apabila dalam kumpulan terutamanya bagi kerja yang mudah. Kenapa perlu belajar secara berkumpulan untuk pelajar PJJ? Ini kerana sebagai seorang pelajar PJJ mempunyai kekangan masa untuk berjumpa pelajar lain dalam kelas yang sangat terhad iaitu dapat berjumpa jika ada kelas sahaja. Jadi kemahiran kerja berpasukan perlu ada disini agar dapat mencari kumpulan pelajar untuk belajar secara berkumpulan. Jika tiada kemahiran ini maka sukar untuk pelingbatan belajar berkumpulan yang banyak kebaikan dan kelebihan untuk pelajar PJJ. Selain menyertai belajar di forum, pelajar PJJ jugak perlu ada kumpulan belajar untuk belajar secara berkumpulan. Menurut Hamzah, R., Othman, W., & Sin, W. T. C. (Tiada Tahun) kajian menunjukkan pelajar yang berkeputusan tinggi menunjukkan bahawa mereka lebih seronok ketika berbincang dalam kumpulan dan berkongsi idea ketika bekerja.

Menurut Luca & Tarricone (2002) telah  mengesahkan bahawa jika jika mempunyai kemahiran kerja berpasukan di dalam kumpulan belajar lebih berjaya dalam pembelajaran. Kajian mereka ke atas dua kumpulan belajar iaitu satu kumpulan belajar yang berjaya dan satu lagi adalah kumpulan belajar yang kurang berjaya. Faktor kerjayaan dalam kumpulan belajar berjaya adalah memberi komitmen yang penuh pada kumpulan, saling bergantungan antara satu sama lain dalam kumpulan, kemahiran interpersonal seperti hormat menghormati, mengamalkan komunikasi terbuka dan maklumbalas yang prositif dan menghargai sesama yang lain. Oleh yang demikian kemahiran kerja berpasukan penting dalam pembelajaran persekitaran pendidikan jarah jauh banyak membantu pelajar PJJ untuk berjuang dalam pembelajaran di samping memerlukan kemahiran lain seperti kemahiran teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) yang perlu dalam dunia yang semakin serba canggih ini. 

4.0  Kemahiran Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

Penggunaan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) dalam pendidikan jarak jauh (PJJ) semakin berkembang. Pendidikan berteraskan secara talian dan juga web telah mula diaplikasikan sebagai perlbagi cara merentasi tahap dalam pendididikan hari ini. (Hassan, F. et. al., 2006). Mengapa kemahiran ICT amat penting kepada golongan pelajar PJJ? Ini kerana secara keseluruhan pembelajaran ini berasaskan ICT seperti menggunakan komputer, e-mail untuk perhubungan tutor dan pelajar lain serta berforum. Jadi kemahiran ini begitu penting dalam persekitaran pembelajaran jarah jauh:

4.1  Perkakasan ICT

Dalam semua kemahiran, kemahiran ICT inilah asas dan sebagai tunggak utama dalam konsep pembelajaran jarak jauh ini. Komputer merupakan alat bantuan yang teramat penting. (Hassan, F. et. al., 2006). Pertama sekali sebagai pelajar PJJ perlu menguasai bagaimana menggunakan perkakasan ICT seperti komputer dan sebagainya. Perkakasan ini sebagai modul perantaraan antara konsep pembelajaran jarah jauh sebagai contoh pelajar PJJ perlu ada sebuah komputer di rumah untuk aktiviti pembelajaran jarak jauh.  Selain tahu menggunakan komputer, perlu juga tahu menggunakan alat belajar kendiri secara pembelajaran jarak jauh seperti contoh seperti CD-ROM, aplikasi- aplikasi microsof untuk menyediakan tugasan dan aktiviti pembelajaran. Jadi ini amat membantu dalam mengharungi pembelajaran secara pendidikan jarak jauh. Jika kemahiran ini di kuasai dengan cemerlang maka pelajar PJJ boleh belajar secara kendiri seperti mencari bahan untuk pembelajaran secara kendiri di internet.

4.2 Internet

Selain itu, informasi dan maklumat berguna juga boleh didapati dijaringan internet. Kini kemudahan internet ini boleh di dapat di mana-mana sahaja. Penggunaan internet ini semakin mudah, fleksibel dan cepat. (Hassan, F. et. al., 2006). Dalam pembelajaran PJJ perlu menguasai cara untuk menggunakan internet kerana untuk mendapatkan maklumat untuk sumber belajar adalah sangat penting. Kemahiran ini amat membantu pelajar PJJ dan bonus kepada sesiapa yang menguasainya. Sebagai contoh pelajar perlu menyelesaikan tugasan dan memcari maklumat contohnya perlukan artikel atau buku sebagai bahan tugasan, jadi pelajar PJJ kurang masa untuk pergi perpustakaan mencari bahan-bahan tersebut. Jadi pelajar PJJ boleh mencari maklumat di jaringan internet dan selalunya pusat institusi telah menyediakn perpustakaan secara atas talian. Jadi pelajar PJJ senang mendapatkan maklumat dan bahan belajar. Selain mendapatkan maklumat di internet, pelajar PJJ perlu berkomunikasi dengan tutor dan pelajar lain di forum yang terdapat di portal.

4.3 Portal Institusi

Dalam tempoh pendidikan jarah jauh, nadi kepada seorang PJJ adalah menggunakan portal yang di sedikan oleh pihak institusi. Di dalam portal pendidikan jarah jauh terdapat kemudahan untuk pelajar PJJ, jadi di sini kemahiran ICT amat penting semasa ingin mengunakan portal pendidikan jarak jauh ini kerana terdapat kemudahan seperti forum untuk pelajar dengan e-tutor berbincang, terdapat modul pembelajaran, melihat markah-markah tugasan atau markah ujian, pembayaran dan sebagainya. Sebagai contoh pelajar ingin berbincang dengan e-tutor, pelajar PJJ boleh melayari forum untuk bertukar pendapat dengan pelajar lain. Kemahiran ICT ini memudahkan pelajat PJJ untuk belajar secara lancar dengan menguasai kemahiran ICT dan ia sangat fleksibel iaitu pelajar PJJ boleh menguruskan pembelajaran mereka sendiri.

            Dalam kajian Hassan, F. et. al. (2006) menyatakan bahawa ICT dan pendidikan jarak jauh amat sinonim dan pendidikan jarak jauh dan ICT memang tidak dapat di pisahkan dan telah mengesahkan bahawa ICT memang relevan untuk pendidikan jarak jauh. Dan telah mengesahkan seramai 80% pelajar cemerlang mengaku menggunakan ICT sebagai bantuan dalam proses pembelajaran iaitu untuk membuat tugasan (50%) dan berhubung dengan rakan-rakan dan pengsyarah 45% . Ini mebuktikan bahawa kemahiran ICT amat membantu dalam mengharungi pembelajaran secara persekitaran pendidikan jarak jauh serta dilengkapi dengan kemahiran membuat rujukan untuk melengkapkan pembelajaran.

5.0  Kemahiran membuat rujukan

Dalam kemahiran membuat rujukan adalah merujuk kepada membaca atau mencari bahan-bahan rujukan tambahan kepada pembelajaran pada sesuatu subjek. Pelajar PJJ amat perlu membiasakan diri untuk mencari maklumat dan bahan-bahan di perpustakaan, tetapi diera ini dan persekitaran pembelajaran jarak jauk amat menghadkan masa untuk pelajar PJJ untuk berada di perpustakaan jadi pelajar PJJ seharusnya bijak untuk melatih kemahiran membuat rujukan juga walaupun tidak berada di perpustakaan, pelajar PJJ boleh membuat pilihan untuk menggunakan perputastakaan atas talian yang di sediakan oleh setaip institusi sebagai contoh di Universiti Terbuka Malaysia (OUM) menyediakan perpustakaan atas talian ini bermakna pelajar PJJ di instituisi tersebut boleh mencari rujukan pada bila-bila masa sahaja dan di mana sahaja. Menurut  Jaafar, H. et. al. (2007) dengan mempunyai kemahiran membuat rujukan ini, pelajar akan lebih menguasai dan  memahami lebih mendalam tentang sesuatu mata pelajaran tersebut. Bagaimana kemahiran belajar boleh membantu pelajar PJJ dalam mengharungi persekitaran jarak jauh?

5.1  Menguasai Sesuatu Mata Pelajaran

Dalam sesuatu pembelajaran mata pelajaran, pelajar PJJ akan diberikan modul untuk bahan kendiri belajar tetapi dengan menguasai kemahiran membuat rujukan maka pelajar PJJ lebih memahami konsep mata pelajaran tersebut ini akan memperluaskan pengetahuan terhadapat mata pelajaran tersebut dan juga akan menambahkan nilai kepada pembelajaran pelajar PJJ. Kemahiran ini sebagai tambahan penting kepada pelajar PJJ selain menghadiri kelas, berbincang diantara pelajar dengan pengajar. Kebaikannya juga adalah dapat mengisi dang melengkapkan fakta tentang sesuatu pembelajaran, dapat memperbetulkan fakta-fakta atau konsep yang tersalah catat dan meningkatkan lagi motivati pelajar PJJ untuk belajar. Jadi pelajar PJJ tidak hanya tertertumpu kepada modul pelajaran sahaja tetapi dengan sedikit usaha akan memberi pelajar PJJ bonus tambahan untuk berjaya dengan kemahiran membuat rujukan ini. Selain menguasai mata pelajaran pelajar juga akan di beri tugasan untuk setiap mata pelajaran.

5.2 Membantu membuat tugasan

Untuk setiap mata pelajaran akan ada tugasan yang akan diberi. Jadi dalam kemahiran membuat rujukan amat mebantu pelajar PJJ untuk menjayakan tugasan tersebut. Dalam persekitaran pembelajaran jarak jauh akan mempunyai kekangan – kekangan apabila menyiaplan tugasan jadi dengan kemahiran membuat rujukan pelajar PJJ boleh menyelesaikan tugasan tersebut. Dalam menyiapkan sesebuah tugasan amat memerlukan bahan-bahan rujukan untuk memberi idea dan rujukan dan kemahiran ini juga akan menjamin dapat meningkatkan hasil laporan,  tugasan dan sebagainya. Contoh untuk rujukan seperti ensiklopedia, jurnal, majalah dan internet. Dan juga akan menunjukkan pelajar PJJ tersebut berpengetahuan luas dalam mata pelajaran tersebut.

5.3 Persediaan Peperiksaan

Kemahiran membuat rujukan juga bermanfaat dalam membuat persediaan kepada peperiksaan, sesetengah soalan untuk peperiksaan memerlukan pengetahuan untuk menjawab persoalan tersebut. Oleh yang demikian kemahiran membuat rujukan ini amat diperlukan ini akan membantu pelajar PJJ untuk menduduki peperiksaan denga lebih yakin. Dalam pembelajaran pendidikan pelajaran jarak jauh akan diberi bahan belajar kendiri untuk belajar tetapi dengan kemahiran membuat rujukan akan melengkapkan pembelajaran pelajar PJJ walaupun belajar secara PJJ tetapi masih dapat menguasai sesuatu mata pelajaran tersebut dan akan memberi kecermelangan dalam perperiksan dan tugasan iaitu markah  kepada pelajar PJJ bergantung kepada kemahiran membuat rujukan pelajar PJJ tersebut.

Dalam hasil kajian Jaafar, H. et. al. (2007) menunjukkan kemahiran membuat rujukan adalah tertinggi dari kemahiran yang lain pada pelajar Ijazah Sarjana Muda Fakulti Pendidikan, UTM.  Menurut Jaafar, H. et. al. (2007) menyatakan bahawa sebagai seorang pelajar, mereka tidak perlu bergantung kepada nota-nota atau modul pembelajaran sahaja, mereka perlu membuat rujukan untuk mengukuhkan lagi penguasaan terhadap sesuatu mata pelajaran tersebut. Oleh yang demikian ini membuktikan kemahiran membuat rujukan penting dalam mengharungi persekitaran pembelajaran jarak jauh untuk lebih berjaya dalam pendidikan seseorang pelajar jarak jauh tersebut.

6.0 cadangan

            Cadangan yang terbaik dalam kemahiran belajar untuk menghadapi suasana pembelajaran pendidikan jarak jauh:

A.)  Cadangan Pertama adalah dengan melaksanakan perancangan pengajian yang memerlukan jadual yang iaitu sentiasa meninjau dan mengekalkan jadual untuk mengikutinya dalam masa yang melaksanakan perancang masa disusun mengikut keutamaan dan simpan senarai semak tugas selesai dan cemerlang, Sebagai contoh dalam era teknologi maklumat tinggi pada masa sekarang terdapat banyak pilihan untuk membuat jadual belajar secara efektif seperti menggunakan ”smart phone” sekarang mempunyai  aplikasi ”Android” untuk jadual belajar di dalam telefon mudah alih pelajar, jadi pelajar boleh membuat peringatan untuk masa belajar yang di tetapkan jadi masa lebih teratur kerana mempunyai jadual belajar di telefon pelajar.

B.)  Cadangan keduanya ialah jika dulu ingin belajar berkumpulan perlu berjumpa di suatu tempat untuk berbincang, tetapi dengan dengan dunia canggih sekarang semuanya boleh di buat di telefon mudah alih pelajar jarak jauh dan dengan masa yang terhad. Sebagai contoh pelajar boleh menggunakan aplikasi ”whatassp” untuk membuat kumpulan belajar jadi di mana sahaja berada boleh hubungi kumpulan belajar untuk sesebuah perbincangan. Di sinilah kemahiran kerja berpasukan perlu di terapkan untuk belajar secara berkumpulan.

C.)  Cadangan ketiga adalah tidak semua pelajar PJJ mahir dalam menggunakan ICT iaitu komputer, internet dan portal institusi. Oleh itu pelajar PJJ boleh mengikuti kursus ICT untuk menguasai lebih dalam penggunaan ICT. Kebanyakkan kursus ini selalu di tawarkan dan boleh juga belajar sendiri di jaringan internet atau membeli buku untuk belajar sendiri.

D.)   Dan cadangan terakhir ialah tidak semua pelajar dapat menguasai kemahiran membuat rujukan yang amat penting dalam pembelajaran, maka cadangannya adalah pihak institusi perlu memberi kesedaran kepada pelajar PJJ dengan memberi taklimat betapa pentingnya kemahiran belajar antaranya adalah kemahiran membuat rujukan akan menentukan kejayaan seseorang pelajar PJJ tersebut.

7.0 kesimpulan

            Dalam erti kata lain tiada jalan pintas untuk berjaya dalam pelajaran lebih-lebih lagi dalam pembelajaran pendidikan jarak jauh yang amat mencabar melainkan dapat menguasai kemahiran belajar yang dapat membantu pelajar dalam pembelajaran mereka dalam persekitaran jarak jauh. Walaupun terdapat halangan masa, tanggungjawab kepada kerja dan keluarga tetapi dengan sedikit strategi terhadap kemahiran-kemahiran belajar, masalah – masalah yang biasa dihadapi oleh pelajar PJJ dapat diselesaikan. Belajar tanpa kemahiran belajar ibarat pergi berjuang ke medan perang tanpa stategi dan senjata. Semua kekangan yang ada dapat diatasi di dalam persekitaran pembelajaran jarak jauh jika pelajar PJJ pandai untuk mengunakan kemahiran-kemahiran belajar tersebut.

( 3036 Patah Perkataan)

APENDIKS

RUJUKAN / REFERENSI

Affan, O. (2007). Menjadi Remaja Smart Study: Kemahiran Belajar. Ampang: PTS Litera            Utama.

Aziz, M., & Ahmad, N. (2008). Kemahiran Belajar Dan Hubungannya Dengan    Pencapaian Akademik: Kajian Di Daerah Kerian, Perak. (Malay). Jurnal          Pendidik Dan Pendidikan, 23, 29-47. In Ebscho ( OUM Digital Collection).

Hamzah, R., Othman, W., & Sin, W. T. C. (Tiada Tahun). Pola Gaya Pembelajaran          Pelajar Sarjana Muda Teknologi Serta Pendidikan (Kemahiran Hidup) Yang          Mengikuti Program Pendidikan Jarak Jauh (Pjj) Di Pusat Pembelajaran Space     Di Universiti Teknologi Malaysia. 1-225. [Online].             Available:http://eprints.utm.my/2341/ [2014, February 24].

Hassan, F. et al. (2006). Cabaran Pendidikan Secara Jarak Jauh; kesedaran Dan   Pendedahan dalam era Teknologi Maklumat dan Komunikasi. 1-51. [Online].             Available:http://eprints.usm.my/5590/1/Cabaran_Pendidikan_Secara_jarak_Jauh_            Kesedaran_Dan_Pendedahan_Dalam_Era_Teknologi_Maklumat_Dan_Komunika si_(ICT).pdf [2014, February 24].

Jaafar, H. et. al. (2007). Kepelbagaian Gaya Pembelajaran Dan Kemahiran Belajar          Pelajar Universiti Di Fakulti Pendidikan, Utm Johor. Jabatan Asas Pendidikan     Universiti Teknologi Malaysia.1-90. [Online].             Available:http://eprints.utm.my/3680/1/71881.pdf [2014, February 24].

Luca, J., & Tarricone, P. (2002). Successful teamwork: A case study. 640 – 646.     

Nor, K. M. (2002). Belajar Teknik Belajar Di Sekolah Dan Di Universiti.    Pahang: PTS    Publications & Distributor Sdn. Bhd.

Nadinloyi, K. B. et. al. (2013). The Study Efficacy Of Time Management Training On        Increase Academic Time Management Of Students. Procedia - Social and        Behavioral Sciences. 134-138. [Online].             Available:http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1877042813015905    [2014, February 24].

Noor, M. Y. (1990). Psikologi belajar dan teknik belajar yang berkesan. Petaling Jaya:      Fajar Bakti Sdn. Bhd.